دفاتر اسناد رسمی مجازی قرار است بخشی از فرایند تنظیم اسناد را از مراجعه حضوری به فضای آنلاین منتقل کنند. بر اساس توضیحات علی خندانی، رئیس کانون سردفتران و دفتریاران، در این طرح متقاضیان می‌توانند مدارک خود را به‌صورت الکترونیکی ارسال کنند، استعلام‌های لازم را از طریق سردفتر انجام دهند و هزینه‌های تنظیم سند را آنلاین بپردازند. بااین‌حال، امضا و ثبت اثر انگشت نهایی همچنان به حضور طرفین در دفترخانه نیاز دارد. این طرح در حالی بار دیگر در آستانه راه‌اندازی معرفی شده که ارائه خدمات غیرحضوری پیش‌تر نیز در مقررات ثبتی پیش‌بینی شده بود.
دفترخانه مجازی
برای تنظیم یک سند رسمی، مراجعه به دفترخانه همیشه به یک بار ختم نمی‌شود. تحویل مدارک، دریافت استعلام‌ها، پرداخت هزینه‌های دولتی و برطرف‌کردن ایرادهای احتمالی می‌تواند افراد را چندین بار راهی دفترخانه کند. حالا قرار است با راه‌اندازی دفاتر اسناد رسمی مجازی، بخش زیادی از این مراحل بدون مراجعه حضوری انجام شود. علی خندانی، رئیس کانون سردفتران و دفتریاران، در گفت‌وگو با ایسنا از برنامه راه‌اندازی این دفاتر خبر داده و جزئیات فرایند جدید را تشریح کرده است؛ فرایندی که در آن ارتباط با سردفتر، ارسال مدارک، استعلام‌ها و پرداخت هزینه‌ها الکترونیکی خواهد بود، اما امضای نهایی سند همچنان به حضور طرفین در دفترخانه نیاز دارد.
دفاتر مجازی چگونه قرار است کار کنند؟
در مدل تشریح‌شده از سوی خندانی، دفترخانه مجازی یک دفترخانه جدید با ساختاری مستقل نیست؛ همان دفاتر اسناد رسمی موجود هستند که بخشی از خدمات خود را از طریق یک سامانه و به‌صورت غیرحضوری ارائه خواهند کرد.
به این ترتیب، متقاضی برای تنظیم سند می‌تواند از طریق سامانه‌ای که قرار است معرفی شود، با دفترخانه موردنظر خود ارتباط بگیرد و مدارک لازم را به‌صورت الکترونیکی ارسال کند. سردفتر مدارک را بررسی می‌کند و اگر نقص یا ابهامی وجود داشته باشد، موضوع از همان مسیر به متقاضی اطلاع داده می‌شود تا بدون مراجعه مجدد به دفترخانه، مدارک اصلاح یا تکمیل شوند.
بخوانید: انتقال سامانه «کاتب» به سازمان ثبت در دو هفته آینده
پس از تأیید مدارک، نوبت به استعلام‌های قانونی می‌رسد. در این مرحله نیز سردفتر اطلاعات و مدارک موردنیاز را به‌صورت الکترونیکی برای مراجع مربوط ارسال می‌کند. در ادامه، هزینه‌های تنظیم سند و مبالغ دولتی به طرفین معامله اعلام می‌شود و پرداخت آنها نیز به‌صورت آنلاین انجام خواهد شد.
با تکمیل این مراحل، پیش‌نویس سند برای طرفین ارسال می‌شود تا بتوانند پیش از مراجعه نهایی، مفاد آن را بررسی کنند و اگر ایراد یا ابهامی وجود دارد، برای رفع آن اقدام کنند. در نهایت، مطابق توضیحات خندانی، طرفین معامله برای امضا و ثبت اثر انگشت نهایی باید به دفترخانه مراجعه کنند.
یکی دیگر از ویژگی‌های این طرح، فراهم‌شدن امکان ارتباط با دفاتر اسناد رسمی خارج از ساعات اداری است. به گفته رئیس کانون سردفتران و دفتریاران، متقاضیان می‌توانند در ساعات غیراداری نیز از طریق سامانه با دفترخانه ارتباط برقرار کنند و مراحل مقدماتی تنظیم سند را پیگیری کنند.
خدمات غیرحضوری پیش‌تر هم پیش‌بینی شده بود؛ تفاوت طرح جدید چیست؟
البته ارائه خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی موضوع تازه‌ای نیست. در ۱۱ اردیبهشت ۱۴۰۳، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور شیوه‌نامه خدمات غیرحضوری دفاتر اسناد رسمی را ابلاغ کرد. بر اساس این شیوه‌نامه، متقاضیان می‌توانند درخواست تنظیم سند و مدارک مربوط را از طریق سکوی «کاتب» ارسال کنند و مراحل بررسی مدارک و پرداخت هزینه‌ها به‌صورت الکترونیکی انجام شود.
نکته قابل‌توجه اینکه ماده سوم این شیوه‌نامه، امکان ثبت غیرحضوری اسناد و خدمات ثبتی قابل ارائه را با احراز هویت الکترونیکی و امضای دیجیتال پیش‌بینی کرده است. البته تعیین اینکه کدام اسناد و خدمات مشمول این امکان هستند، بر عهده سازمان ثبت گذاشته شده است.
از سوی دیگر، خندانی پیش‌تر نیز در ۱۹ مرداد ۱۴۰۴ از راه‌اندازی قریب‌الوقوع دفاتر اسناد رسمی مجازی خبر داده بود. بااین‌حال، در توضیحات جدید او نیز زمان مشخصی برای آغاز به کار این دفاتر و دامنه خدماتی که در مرحله نخست ارائه خواهند شد، اعلام نشده است.
در چنین شرایطی، پرسش این است که دفاتر مجازی جدید چه تفاوتی با خدمات غیرحضوری پیش‌بینی‌شده در سکوی کاتب خواهند داشت و چرا در فرایند جدید تشریح‌شده، امضا و اثر انگشت نهایی همچنان حضوری باقی مانده است؛ درحالی‌که شیوه‌نامه سال ۱۴۰۳ برای برخی خدمات امکان استفاده از امضای دیجیتال را پیش‌بینی کرده بود.
اتصال سامانه‌های مختلف؛ چالش اجرای خدمات غیرحضوری
راه‌اندازی دفاتر مجازی تنها به فراهم‌کردن امکان ارسال مدارک و پرداخت آنلاین وابسته نیست. تنظیم سند رسمی فرایندی است که به اطلاعات و پاسخ چندین سامانه دولتی نیاز دارد و اختلال در ارتباط آنها می‌تواند حتی در صورت آماده‌بودن سامانه دفترخانه، انجام کار را متوقف کند.
خندانی در بخش دیگری از گفت‌وگوی خود با ایسنا به همین مسئله اشاره کرده و توضیح داده است که فعالیت دفاتر اسناد رسمی به اتصال هم‌زمان سامانه‌های مختلف، از جمله ثبت احوال، سازمان امور مالیاتی، سامانه‌های ثبتی و درگاه‌های پرداخت الکترونیکی وابسته است. به گفته او، اختلال در هر یک از این بخش‌ها می‌تواند کل فرایند خدمت‌رسانی را مختل کند و باعث معطلی مراجعان شود.
موضوع دیگر، شفافیت هزینه‌های تنظیم سند است. رئیس کانون سردفتران و دفتریاران با اشاره به محاسبه جداگانه برخی تعرفه‌ها، مالیات‌ها و هزینه‌های انتقال، بر ضرورت تجمیع این مبالغ در یک صورت‌حساب دقیق تأکید کرده است. به گفته او، نبود شفافیت کافی در محاسبه و مستندسازی هزینه‌ها می‌تواند زمینه نارضایتی و اختلاف را فراهم کند.
بخوانید: ۱۹ میلیون سند در دفاتر اسناد رسمی کشور در سال ۱۴۰۴ ثبت شد
بنابراین، الکترونیکی‌شدن پرداخت‌ها تنها بخشی از فرایند جدید خواهد بود و نحوه نمایش و محاسبه هزینه‌ها نیز در تجربه کاربران اهمیت دارد.
با وجود وعده راه‌اندازی قریب‌الوقوع دفاتر اسناد رسمی مجازی، هنوز مشخص نیست سامانه جدید از چه زمانی در دسترس عموم قرار می‌گیرد و چه تعداد از خدمات ثبتی در آن قابل انجام خواهد بود. آنچه از توضیحات جدید خندانی برمی‌آید، حرکت به سمت کاهش مراجعات حضوری از طریق آنلاین‌شدن مراحل مقدماتی تنظیم سند است؛ مدلی که در شکل تشریح‌شده فعلی، هنوز مرحله امضا و ثبت اثر انگشت را به حضور طرفین در دفترخانه وابسته نگه می‌دارد.
