ده راهکار بهبود بهره‌وری کسب‌وکارهای کوچک

مترجم: هادی علی‌پور، کارشناس ارشد توسعه کسب‌وکار فناپ / صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و بنیان‌گذاران استارتاپ‌‌ها معمولاً سرشار از ایده‌ها هستند و افکار زیادی در سر دارند. برای مثال، ممکن است کسب‌وکاری در عکاسی داشته باشند، زیرا یک عکاس متخصص و باتجربه هستند؛ یا ممکن است مرکز نگهداری از حیوانات خانگی و کلینیک دامپزشکی راه‌اندازی کرده باشند، زیرا عاشق حیوانات هستند.

ممکن است افرادی که کسب‌وکار راه‌اندازی می‌کنند در رشته مرتبط تحصیل کرده باشند، اما این لزوماً بدان معنا نیست که در همه جنبه‌های تجارت خود مهارت دارند؛ از حسابداری و مسائل مالی گرفته تا عملیات اجرایی، بازاریابی و حوزه‌هایی مانند سرمایه‌های انسانی ضروری هستند، اما بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک اقداماتی برای این حوزه‌ها انجام نداده‌اند.

در ادامه به ده نکته ضروری که کسب‌وکارهای کوچک باید در سال جاری نگاه دقیق‌تری به آن داشته باشند اشاره می‌کنیم:

لیست‌های برخط تأییدشده

هر کسب‌وکاری که به اقتضای کسب‌وکار خود، چه به‌دلیل بازاریابی یا مراجعی که کسب‌وکارها را در فضای برخط طبقه‌بندی می‌کند، می‌تواند تأثیر عمیقی بر تجارت و کسب‌وکار شما داشته باشد. چه این دسته‌بندی توسط خود شما صورت گرفته باشد و چه توسط کسب‌وکارهایی که خدمات دسته‌بندی و ارجاع‌دهی انجام می‌دهند و یا حتی کاربران، بدین معنی است که شما نیاز دارید لیست‌ها و ارجاع دهی‌ها را دوباره ارزیابی کنید.

در صورتی که اطلاعاتی نادرست و غیر دقیق وارد شده است، با  ارائه‌دهندگان خدمات دسته‌بندی مکاتبه کنید تا اصلاحات مورد نیاز صورت پذیرد و اطمینان حاصل شود که اطلاعات صحیح و درستی از شما در تارنمای اینترنت وجود دارد و در ضمن، به شما اجازه داده می‌شود که به نظراتی که درباره سازمان، کسب‌وکار، و سرویس‌های شما درج‌شده نیز پاسخ دهید. اگر چنین فهرستی در فضای برخط برای کسب‌وکار وجود ندارد، توصیه می‌شود خودتان این کار را انجام دهید و از مزایای بازاریابی رایگانی که ارائه می‌شود استفاده کنید و بتوانید به‌صورت برخط مشتریان بیشتری به‌دست آورید.

ساختار قانونی مناسب

بیش از 70 درصد از مشاغل در ایالات متحد به‌عنوان شرکت‌های سهامی خاص ثبت شده‌اند. درست است که هیچ مشکلی در این نوع شکل‌گیری از کسب‌وکار وجود ندارد، اما در عین حال به این معنی نیست که این شکل‌گیری، قانونی مناسب برای کسب‌وکار کوچک شماست. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک به‌عنوان یک شرکت انفرادی شروع به کار می‌کنند تا بعدها رشد کنند. با این حال، بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک، ساختار کسب‌وکار خود را به‌عنوان یک شرکت سهامی خاص حفظ می‌کنند و این با مسئولیت شخصی آنان در این کسب‌وکار همراه است.

به‌طور کلی، به کسب‌وکارهای کوچک توصیه می‌شود که به‌عنوان یک شرکت با مسئولیت محدود ثبت نام کنند تا به محافظت از دارایی‌های شخصی خود کمک کنند و منافع تجاری خود را از منافع شخصی جدا سازند

برای شروع، بد نیست تلاش کنیم تا کسب‌وکارهای محدود خود را با عنوان «مسئولیت محدود» راه‌اندازی کنیم. از طرف دیگر، اگر علاقه‌مند به ثبت یک شرکت با مسئولیت محدود هستید اما مطمئن نیستید که چگونه این کار را انجام دهید، شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات ثبت شرکت زیادی هستند که می‌توانند در این راه به شما کمک کنند.

تارنمای مناسب با طراحی متناسب

داشتن تارنما یک چیز است و داشتن یک تارنمای خوب طراحی‌شده که حرفه‌ای به نظر برسد و برند شما را حفظ کند و به بازدیدکنندگان شما همان چیزی را ارائه دهد که برای بازدید آن به صفحه شما مراجعه کرده‌اند، یک چیز دیگر. برای مثال، کسانی که تارنمای یک رستوران را بررسی می‌کنند، احتمالاً علاقه‌مند به دیدن منو، بررسی ساعات کاری، و رزرو هستند؛ در حالی که بازدیدکنندگان یک سایت رویدادمحور ممکن است بخواهند فهرستی از خدمات و رویدادها را ببینند و از هزینه‌ها، سمینارها، و محتوای آموزشی باخبر شوند.

خبر خوب این است که ساختن تارنمایی که ظاهری عالی داشته باشد و بدون هیچ تجربه طراحی شبکه یا دانش کدنویسی به‌درستی کار کند، آسان‌تر و مقرون‌به‌صرفه‌تر از همیشه شده است. با کمک یک طراح شبکه همه‌کاره، تقریباً هرکسی می‌تواند در چند ساعت و با هزینه‌ای معقول، یک تارنمای تجاری حرفه‌ای طراحی کند. پیشنهاد می‌شود درباره بهترین سازندگان تارنما برای مشاغل کوچک بیشتر جست‌وجو کنید و اطلاعات بیشتری به دست آورید.

ایمیل تجاری با دامنه ثبت‌شده

دیدن مشاغلی که از ایمیل شخصی برای مصارف تجاری بهره می‌برند غیر معمول نیست، اما استفاده از نام کسب‌وکار شما در دامنه‌ای مانند gmail.com به‌عنوان یک آدرس ایمیل تجاری به‌حساب نمی‌آید؛ مطمئن شوید از آدرسی استفاده می‌کنید که به نام دامنه کسب‌وکار شما پیوند دارد، مانند name@business.com.

این کار نه‌تنها بسیار حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسد، بلکه به اعتبار و شهرت شما نیز کمک می‌کند. یک گام جلوتر بروید و مطمئن شوید که از یک صندوق ورودی ایمیل عمومی در تارنمای خود استفاده می‌کنید؛ برای مثال، از contact@business.com برای صفحه تماس خود یا sales@business.com برای کمک به فروش استفاده کنید. این کار، باز هم اعتبار شما را افزایش می‌دهد و به صندوق ورودی‌های شما کمک می‌کند تا ساماندهی شوند و در عین حال تعداد ایمیل‌هایی را که به صندوق دریافت پیام شما وارد می‌شود، کاهش دهد. با یادگیری نحوه ایجاد یک آدرس ایمیل تجاری، ایمیل خود را حرفه‌ای‌تر و رسمی‌تر کنید.

تلفن کاری

تلفن کاری نباید با شماره شخصی اشتباه شود؛ بسیاری از استارتاپ‌‌ها و کسب‌وکارهای کوچک، در واقع شماره کسب‌وکار جداگانه‌ای ندارند. بسیاری نیز قادر به داشتن خطوط تلفن متفاوت برای مصارف مختلف نیستند، به‌جای استفاده از شماره شخصی خود، که ممکن است در سراسر اینترنت پخش شود و آن را به‌شدت در معرض «هرزنامه» قرار دهد، از یک شماره تلفن مجازی یا تلفن‌های VoIP استفاده کنید. به این ترتیب، هم‌زمان می‌توانید از تلفن شخصی خود در کنار یک شماره مجازی با یک شماره تلفن جداگانه استفاده کنید، تا شماره شخصی شما به‌طور عمومی در دسترس همگان نباشد.

نیازی به یک تلفن تجاری با هزینه‌های بالا نیست، شما می‌توانید شماره خود را از طریق سیستم صوتی و پروتکل اینترنت (VoIP) تغییر دهید؛ این کار به شما امکان می‌دهد با تلفن یا رایانه خود با استفاده از اینترنت تماس برقرار کنید. این کار نه‌تنها پیشرو که بسیار مقرون‌به‌صرفه است.

موقعیت مکانی

اگر کسب‌وکار شما دارای یک مکان فیزیکی مشخص است، ارزشش را دارد که چند دقیقه از وقت خود را برای ایجاد یک برچسب موقعیت مکانی با فیس‌بوک یا دیگر شبکه‌های اجتماعی اختصاص دهید تا افراد بتوانند کسب‌وکار شما را به‌عنوان یک موقعیت مکانی، در فیس‌بوک و اینستاگرام برچسب‌گذاری کنند.

این اقدام به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا به‌شکلی کاملاً رایگان در معرض دید خوبی قرار گیرد. بنابراین، چه شما یک کسب‌وکار سرویس‌های تخصصی خودرو داشته باشید یا یک کسب‌وکار کوچک شکلات‌سازی، اگر مشتریانی دارید که از مکان شما بازدید می‌کنند، باید یک برچسب مکان تنظیم کنید. اگر مکان فیزیکی مشخصی ندارید، آدرس منزل خود را با آدرس مجازی که از طریق دفاتر کار اشتراکی قابل ارائه است، عوض کنید تا اطلاعات شخصی خود را محافظت کرده و ظاهری حرفه‌ای‌تر برای کسب‌وکار خود ایجاد کرده باشید.

سیستم CRM یا ارتباط با مشتریان

نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) حتی اگر گران نباشد، ممکن است کمی فانتزی به نظر برسد. اما اگر تجارت شما با مشتریان و مردم سروکار دارد، وجود یک سیستم ارتباط با مشتریان یک ضرورت خواهد بود.

دلیلش این است که در واقعیت، یک CRM به‌سادگی به شما کمک می‌کند تا مخاطبان، مشتریان، یا مراجعان خود را ساماندهی و سرنخ‌های خود را تقویت کنید. این چیزی است که به‌عنوان مثال، یک شرکت خدمات فضای سبز را قادر می‌سازد تا مشتریان را با فهرست خدمات ارائه‌شده، درخواست‌های دریافتی، صورتحساب‌های سررسید، و صورتحساب‌های پرداخت‌شده پیگیری کند. نه‌تنها بسیاری از بهترین ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری برای استفاده آسان‌اند، بلکه بسیاری از آن‌ها به‌طور رایگان در دسترس‌اند.

بنابراین، نه‌تنها یک CRM می‌تواند به شما کمک کند تا کسب‌وکار خود را کارآمدتر اداره و در زمان خود صرفه‌جویی کنید، بلکه نیازی به هزینه‌ای برای استفاده شما ندارد.

نرم‌افزار صدور فاکتور و صورتحساب

با استفاده از راه‌حل نرم‌افزار صدور فاکتور و صورتحساب، در زمان صرفه‌جویی کنید. آن‌ها این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهند که بدون نیاز به ارسال صورتحساب، به شکل پستی فاکتور خود را به‌راحتی ارسال و پول دریافت کنید.

این کار، به‌ویژه برای مشاغل خدمات‌محور، مانند کسب‌وکار مدیریت دارایی یا کسب‌وکارهای آموزشی مفید است. علاوه بر این، بسیاری از آن‌ها به‌طور رایگان در دسترس هستند و خدمات پرداخت شناسه‌دار یا پرداخت برخط و حتی نرم‌افزارهای حسابداری برخط را که امکان صدور فاکتور و شناسه پرداخت هم‌زمان را دارند، در اختیار شما قرار می‌دهند.

کارت‌خوان‌های تلفن همراه

با یک کارت‌خوان تلفن همراه، امکان ارائه دریافت وجه خدمات از طریق کارت‌های بانکی را فراهم کنید. این چیزی است که به کسب‌وکارهای شخصی کمک می‌کند تا هزینه خدمات ارائه‌شده را نه‌تنها از طریق درگاه‌های بانکی، بلکه از طریق کارت‌خوان‌های قابل اتصال به تلفن شخصی نیز دریافت کنند.

هرچقدر هم که این موضوع ساده به نظر برسد، واقعیت این است که کارت‌خوان‌ها چه به‌صورت کارت‌خوان مجزا و چه کارت‌خوان‌های قابل اتصال به تلفن همراه، برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک مزیت نسبی محسوب می‌شود، زیرا فرصت‌های بیشتری را برای فروش و صرفه‌جویی در وقت ایجاد می‌کند.

ابزار مالی

اگر برای راه‌اندازی یک کسب‌وکار کوچک یا سرمایه‌گذاری استراتژیک برای رونق کسب‌وکار خود به سرمایه نیاز دارید، کافی است خدمات قابل ارائه توسط مؤسسات اعتباری و به‌ویژه کارت اعتباری تجاری را بررسی کنید.

همچنین می‌توانید از وام کسب‌وکار کوچک از مؤسسات شتاب‌دهنده معتبر استفاده کنید. این وام‌ها می‌توانند مقدار قابل توجهی منابع مالی را به‌سرعت و با شرایط بازپرداخت منصفانه به شما ارائه دهند.

---

سخن پایانی

---

بسیاری از این موارد ضروری برای کسب‌وکارهای کوچک به سرمایه‌گذاری اولیه کوچکی از زمان یا پول نیاز دارند. با این حال، به خاطر داشته باشید که راه‌اندازی کسب‌وکار با ابزار مناسب، خود نوعی سرمایه‌گذاری است که در زمان و هزینه شما صرفه‌جویی می‌کند. این ابزارها و نکات، زندگی شما را آسان‌تر نمی‌کنند، اما می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند و درآمد بیشتری برایتان داشته باشند – چیزی که همه ما در جست‌وجوی آن هستیم.