پایگاه خبری راه پرداخت دارای مجوز به شماره ۷۴۵۷۲ از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و بخشی از «شبکه عصر تراکنش» است. راه پرداخت فعالیت خود را از دوم اردیبهشت‌ماه ۱۳۹۰ شروع کرده و اکنون پرمخاطب‌ترین رسانه ایران در زمینه فناوری‌های مالی، بانکداری و پرداخت و استارت‌آپ‌های فین‌تک است.
علی پرورش، مدیرعامل گروه فناوری پرند / تا همین چند سال گذشته، بانک‌ها برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان و برآورده کردن نیازمندی‌های آنها، بخش بزرگی از سرمایه خود را صرف احداث شعب بیشتر در مناطق مختلف می‌کردند تا امکان دسترسی مشتریان به شعب خود را افزایش بدهند. اما امروزه کافی است به مشتریان خود یک کارت بانکی بدهیم تا آنها از هر نقطه در کشور، بدون نیاز به حضور مستقیم در شعب بانکی، به راحتی نقل و انتقالات مالی خود را انجام بدهند.
امروزه دیگر بخش بزرگی از سرمایه بانک‌ها، به جای اینکه صرف احداث شعب بیشتر و بزرگ‌تر شود، صرف توسعه سامانه‌ها و ایجاد زیرساخت‌های فناوری اطلاعات آنها می‌شود. نه‌تنها بانک‌ها، بلکه بسیاری از سازمان‌های ارائه‌دهنده خدمات، دیگر کمتر نگران داشتن نیروی انسانی ماهر و کافی برای پاسخ‌گویی به ارباب رجوع بوده و بیشتر نگران امنیت، به‌روز نگه‌داشتن و مدیریت سرویس‌های خود هستند.
با رشد روزافزرون بازار فین‌تک‌ها، تحول دیجیتال، رایانش ابری، هوش مصنوعی و درمجموع، انواع پیشرفت‌های فناورانه، شکل و سرعت ارائه خدمات به مشتریان دائماً در حال تغییر است. طبیعی است که این تغییر و تحولات، نیازمندی‌ها و انتظارات مشتریان را هم پیوسته تغییر می‌دهد و شما در نقش یک ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات، باید بتوانید پاسخ‌گوی نیازهای متفاوت و متغیر مشتریانتان باشید. درواقع، سرعت ارائه خدمات، میزان سودآوری، خلق ارزش افزوده، میزان رضایت مشتریان، برآورد هزینه‌های ارائه خدمات، و خلاصه همه‌چیز، به چگونگی استفاده از فناوری اطلاعات و مدیریت صحیح آن منوط شده است.
آیا تغییرات در حوزه فناوری اطلاعات می‌تواند شکل دستیابی سازمان‌ها به اهدافشان را تحت تأثیر قرار دهد؟
هدف بنیادین هر سازمان ارائه‌دهنده خدمتی سودآوری و تداوم ارائه خدمات است. این دو عامل چنان درهم تنیده‌اند که هر تغییری در کسب‌وکار می‌تواند بر هر دوی آنها اثر بگذارد.
وقتی بانک‌ها و سازمان‌های خدمات فناوری اطلاعات بیشترین خدماتشان را در بستر فناوری اطلاعات ارائه می‌دهند، طبیعی است که هر تغییری، بر میزان و نوع هزینه‌های جاری سازمان، پیش‌بینی هزینه‌های لازم برای اقدامات آتی، سودآوری و بقای سازمان تأثیر خواهد گذاشت. بنابراین، امروزه یکی از حیاتی‌ترین مسائل سازمان‌های فناوری اطلاعات، چگونگی ارزیابی خدمات یا تعیین ارزش خدمات ارائه‌شده به مشتریان، با درنظر گرفتن کلیه هزینه‌هاست؛ چراکه شرط لازم برای بقای این سازمان‌ها، داشتن توانایی لازم برای بازپرداخت هزینه‌ها و سودآور بودن است. به همین علت، باید همسو با این تغییرات، به فکر راهکارهایی نوین به منظور مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات بود.
مدیریت مالی به مثابه یک فرآیند
یکی از فرآیندها در چارچوب ITIL، برای سازمان‌های ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات، مدیریت مالی است. اجرای درست این فرآیند می‌تواند متضمن دستیابی به سودآوری و بقای سازمان باشد. به بیان ساده، مدیریت مالی با طرح‌ریزی بودجه مالی برای تک تک خدمات و تأمین منابع مورد نیاز آنها، گزارش‌گیری، تطابق خدمات قابل ارائه با اهداف مالی سازمان، صدور صورتحساب و … موفقیت سازمان در ارائه و تداوم خدمات و سودآوری را تضمین می‌کند.
بسیاری از افرادی که در بخش IT سازمان‌ها فعالیت می‌کنند، با موضوعاتی مانند خدمات ارائه‌شده، توافق‌نامه سطح خدمات (SLA)، فروشندگان، تأمین‌کنندگان، فناوری و … آشنایی کافی دارند. اما وقتی نوبت به امور مالی می‌رسد، با پرسش‌های بسیاری روبه‌رو می‌شوند: اینکه هزینه خدماتی که ارائه می‌کنند چقدر است؟ چه میزان هزینه می‌کنند؟ چقدر مجازند که هزینه کنند؟ آیا سودآوری سازمان، در مقابل هزینه‌های جاری، مقرون‌به‌صرفه است و می‌تواند ضامن تداوم خدمات باشد؟
هنگام پاسخ‌گویی به چنین پرسش‌هایی است که پای مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات به میان می‌آید و باید بپذیریم که راهی جز پیاده‌سازی اصولیِ فرآیند مدیریت مالی نداریم.
اما، پیش از اقدام برای پیاده‌سازی این فرآیند، لازم است که با مفاهیم پایه و کارکردهای اساسی آن آشنا شویم. باید درک درستی از اهداف فرآیند مدیریت مالی، چالش‌ها و ریسک‌های پیشِ روی پیاده‌سازی آن به دست آوریم. و در نهایت، بدانیم که پیاده‌سازی این فرآیند چگونه به خلق ارزش در خدمات فناوری اطلاعات کمک خواهد کرد.
چرا مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات امری حیاتی است؟
مدیریت مالی خدمات فناوری اطلاعات شامل مدل‌ها و روش‌های مالی است که به کمک آنها می‌توانیم ارزش خدمات را محاسبه کنیم.
یکی از علل اهمیت مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات این است که قدرت تصمیم‌گیری مدیران ارشد را بالا می‌برد و به آنها کمک می‌کند که بر مبنای واقعیت‌های کمّی‌شده و با اتکا به پیش‌بینی‌های درست، بتوانند دقیق‌تر و قاطعانه‌تر تصمیم بگیرند.
مدیریت مالی اطمینان می‌دهد که ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات فقط به ارائه خدماتی متعهد باشد که واقعاً می‌تواند آنها را ارائه کند.
مدیریت مالی، سازمان را به سطح مناسبی از سرمایه‌گذاری برای طراحی، توسعه و ارائه خدمات فناوری اطلاعات می‌رساند که برای پشتیبانی از استراتژی خدمات الزامی است.
با پیاده‌سازی درست و اصولیِ فرآیند مدیریت مالی، می‌شود بین هزینه خدمات، کیفیت و همچنین عرضه و تقاضا تعادلی برقرار کرد.
هدف مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات
هدف مدیریت مالی، تعریف و حفظ چارچوب برای مواردی است که در ادامه آورده شده است:
- تأمین بودجه برای مدیریت خدمات؛
- شناسایی و مدیریت هزینه ارائه خدمات؛
- بازگردانی هزینه‌های تحمیل‌شده برای ارائه یک خدمت؛
- ارزیابی تأثیرات مالی‌ای که ناشی از استراتژی‌های تازه اجراشده یا تغییریافته هستند؛
- اجرای سیاست‌ها و شیوه‌های مالی خاص، برای شرکت‌ها و سازمان‌های ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات؛
- حسابداری هزینه‌های توسعه، تحویل و پشتیبانی خدمات؛
- پیش‌بینی نیازمندی‌های مالی ارائه‌دهنده خدمات.
اصول و قواعد مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات
سیاست‌ها و خط مشی‌های کلی مدیریت مالی یک سازمان، به شکل هماهنگی، در تمام بخش‌های سازمان اعمال می‌شود. این معمولاً به ایجاد سطح دیگری از فرآیند مدیریت مالی می‌انجامد که مختص مقررات حاکم بر آن بخش از سازمان است. در عین حال، همچنان از فرآیند مدیریت مالیِ کلیِ سازمان پیروی می‌کند.
در ITIL، اصطلاحاتی برای تشخیص سطوح چندگانه فرآیندهای مالی وجود دارد که تفاوت‌هایی با هم دارند.
مدیریت مالی: از این اصطلاح، به صورت کلی، برای مدیریت امور مالی استفاده می‌شود.
مدیریت مالی سازمانی: این اصطلاح به فرآیند کلی مدیریت مالی سازمان اشاره دارد. در بخش مالیِ سازمان از این اصطلاح استفاده می‌شود.
مدیریت مالی خدمات فناوری اطلاعات: اشاره به روش خاصی دارد که ارائه‌دهندگان خدمات فناوری اطلاعات از آن استفاده می‌کنند.
دامنه مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات
معمولاً ارائه‌دهندگان خدمات فناوری اطلاعات یک بخش اختصاصی برای مدیریت مالی خدمات IT دارند. افراد این بخش معمولاً مستقیم به مدیر ارشد اطلاعات (CIO) یا مدیر ارشد مالی (CFO) گزارش می‌دهند.
مدیریت مالی دارای سه مقوله اصلی حسابداری، بودجه‌بندی و شارژ کردن است که هر کدام یک چرخه طرح‌ریزی سالانه و چرخه نظارت بر عملکرد و گزارش‌دهی ماهانه دارند.
حسابداری
حسابداری شامل سازوکارهایی است که به منظور محاسبه هزینه مخارج ارائه‌دهندگان خدمات فناوری اطلاعات انجام می‌شود. درواقع، در فرآیند حسابداری، مخارج سازمان محاسبه می‌شود.
یک فرآیند حسابداری کارآمد به ارائه بهتر خدمات و شناسایی حوزه‌هایی کمک می‌کند که امکان صرفه‌جویی در آنها وجود دارد و به این ترتیب، سبب افزایش بازده مالی می‌شود.
هزینه‌هایی که در فرآیند حسابداری باید محاسبه می‌شوند عبارت‌اند از:
هزینه‌های سرمایه: هزینه خرید چیزی که در رده دارایی‌های سازمان قرار خواهد گرفت، مانند خرید یک سِرور.
هزینه‌های عملیات: هزینه اجرای یک سرویس که شامل آب، برق، حقوق کارمندان و غیره می‌شود. مانند هزینه‌های لازم برای استفاده از یک سرویس.
هزینه‌های مستقیم: هزینه‌هایی که می‌تواند مستقیماً صَرفِ یک سرویس یا مشتری خاص شود. مانند خرید یک سِرور برای استفاده در یک سرویس خاص.
هزینه‌های غیرمستقیم: هزینه‌هایی که مستقیماً به یک سرویس یا مشتری خاص تعلق نمی‌گیرند. مانند دریافت مجوز نرم‌افزار برای سِروری که نرم‌افزارهای کاربردی مختلفی را اجرا می‌کند.
هزینه‌های ثابت: برخی از هزینه‌ها هستند که با استفاده خدمات فناوری اطلاعات از آنها، در کوتاه مدت، تغییری نمی‌کنند. مانند قرارداد اجاره سالانه.
هزینه‌های متغیر: هزینه‌هایی که در کوتاه‌مدت، با استفاده خدمات از آنها، تغییر می‌کنند. مانند میزان انرژی‌ای که صَرفِ استفاده از سِرورها می‌شود.
بودجه‌بندی
بودجه‌بندی فرآیندی است که برای کنترل درآمد و مخارج یک سازمان طرح‌ریزی می‌کند. بودجه به صورت سالانه تعیین می‌شود و عملکرد مالی براساس بودجه‌بندی به صورت ماهانه گزارش می‌شود.
فعالیت‌های این فرآیند شامل پیش‌بینی و نظارت بر سرمایه‌ای است که در سازمان تقسیم می‌شود. در این فرآیند براساس اطلاعات حاصل از تحلیل بودجه‌های قبلی، ارزیابی طرح‌ها، برآورد هزینه و درآمد و بودجه مولدسازی، اقدامات لازم برای اجرای اصلاحات انجام می‌شود تا به پیگیری بودجه کمک کند. بودجه‌بندی می‌تواند بر دو نوع باشد: خارجی و داخلی.
بودجه خارجی از درآمد حاصل از فروش خدمات فناوری اطلاعات به مشتریان خارجی تأمین می‌شود و بودجه داخلی از فروش خدمات فناوری اطلاعات به واحدهای کسب‌وکار در سازمان ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات تأمین می‌شود.
شارژ کردن
به صورتحسابی گفته می‌شود که مشتری، به ازای دریافت هر خدمت، باید به سازمان ارائه‌دهنده خدمات پرداخت کند.
بسته به سیاست‌های کلی مالی سازمان، این هزینه برای ارائه‌دهندگان داخلی اختیاری است. اما برای ارائه‌دهندگان خارجی خدمات، اجباری است. چون این تنها راه کسب سود برای ارائه‌دهنده خدمت است.
ارزش مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات
مدیریت مالی قدرت تصمیم‌گیری سازمان‌های ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات را افزایش می‌دهد و سبب می‌شود که تصمیمات چابک‌تر و مؤثرتری بگیرند. در عین حال، تضمین می‌کند که سازمان ارائه‌دهنده خدمت، از نظر مالی، آماده پذیرش باشد و همه‌چیز تحت نظارت و کنترل دقیق باشد.
ارائه‌دهندگان خدمات فناوری اطلاعات، با سرمایه‌گذاری روی مدیریت مالی، می‌توانند مطمئن شوند که کسب‌وکارشان در مسیری هدایت می‌شود که از نظر مالی اعتبار کافی را دارد. این موضوع سبب می‌شود که عملکرد سازمان در محدوده‌های قانونی باشد و سازمان ارائه‌دهنده خدمت هرگز از این محدوده‌ها تخطی نکند که بخواهد جریمه بشود.
نتیجه پیاده‌سازی دقیق و اصولی فرآیند مدیریت مالی در سازمان، افزایش دقت در طرح‌ریزی، پیش‌بینی‌های درست‌تر، درک بهتر هزینه‌های واقعی و درک ارزش هر خدمت فناوری اطلاعات است.
چالش‌های پیشِ روی مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات
هر سازمانی در پیاده‌سازی فرآیند مدیریت مالی ممکن است با چالش‌های مختلفی روبه‌رو شود. شناخت این چالش‌ها کمک می‌کند که مدیران ارشد بتوانند تصمیمات درستی برای مقابله با آنها اتخاذ کنند.
یکی از این چالش‌ها، تغییر تمرکز از بهینه‌سازی هزینه‌ها به سمت کاهش هزینه‌هاست. چالش دیگر این است که در گزارش‌گیری مالی، ممکن است به‌جای هزینه کل خدمات، بیش‌ازحد بر هزینه‌های زیرساخت و برنامه‌های کاربردی تمرکز شود.
یکی دیگر از مشکلات موجود بر سر راه مدیریت مالی، دریافت هزینه از ارائه‌دهندگان داخلی است که این امر نیاز به تغییر در فرهنگ، روش اندازه‌گیری موفقیت خدمات فناوری اطلاعات و نحوه بیان ارزش دارد.
مورد دیگری که باید در نظر داشت، نمودار حساب‌های مدیریت مالی است که باید مطابق با الزامات ارائه‌دهنده خدمات و مناسب و کاربردی باشند، نه اینکه فقط با سیاست‌های کلی مدیریت مالی تطابق داشته باشد.
ریسک‌های مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات
- نداشتن دسترسی به کارکنان کافی و ماهری که درک درستی از ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات و حسابداری هزینه‌ها داشته باشند.
- امکان جریمه شدن، به علت رعایت نکردن مقررات قانونی و رگولاتوری.
- امکان تصمیم‌گیری ناآگاهانه، به علت نداشتن مدیریت مالی اختصاصی برای منابع خدمات فناوری اطلاعات.
سخن آخر
بدیهی است که اگر سازمان‌ها نتوانند با تغییرات فناوری روز همسو و همگام بشوند و با شتابِ عصر فناوری اطلاعات حرکت کنند، به اصطلاح از قافله عقب می‌مانند و به مرور جای خود را به سازمان‌هایی می‌دهند که به درستی درک کرده‌اند که در دنیای رقابتی امروز، نوآوری و استفاده از فناوری اطلاعات نه فقط در بانک‌ها، بلکه در هر سازمانی که بخواهد در زمینه خدمات، پیشرو و سودآور باشد، حرف اول را می‌زند.
در عصر کنونی، برای سازمان‌های خدمات‌محور، دیگر خدمات باکیفیت صرفاً به معنای ارائه خیلی خوب خدمات فناوری اطلاعات به مشتریان نیست، بلکه به معنای به کارگیری بهین‌روش‌هایی است که کمک کند، در مدل کلی کسب‌وکارشان، امور مالی را مدیریت کنند و بهبود بخشند. این موضوع به ویژه برای آن دسته از سازمان‌های فناوری اطلاعات که هزینه‌های فناوری‌شان بالاست، بسیار حیاتی است.
بنابراین، با توجه به افزایش چشمگیر هزینه‌های فناوری اطلاعات در سالِ پیشرو، در همه سازمان‌های ارائه‌دهنده خدمات، به نظر می‌رسد بهترین زمان برای پیاده‌سازی فرآیند مدیریت مالی در سازمان‌ها همین حالاست!
