پایگاه خبری راه پرداخت دارای مجوز به شماره ۷۴۵۷۲ از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و بخشی از «شبکه عصر تراکنش» است. راه پرداخت فعالیت خود را از دوم اردیبهشت‌ماه ۱۳۹۰ شروع کرده و اکنون پرمخاطب‌ترین رسانه ایران در زمینه فناوری‌های مالی، بانکداری و پرداخت و استارت‌آپ‌های فین‌تک است.
تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه، به معنای مستندسازی مباحث و تصمیمات مطرح شده در این جلسه است. این صورتجلسه شامل تمامی جزئیات و اطلاعات مهم جلسه است. از جمله انتخاب مدیران و ترکیب هیئت‌مدیره، بازرسان روزنامه و تصویب تراز در شرکت‌های سهامی خاص.
به گزارش روابط عمومی امضامی، پس از تنظیم صورت جلسات، لازم است، این صورت جلسات در سامانه ثبت من بارگذاری و با امضای مجاز شرکت امضا شود. کاربران راهنمای استفاده از امضای دیجیتال در سامانه ثبت من را در مطلب زیر می‌توانند، مطالعه کنند.
مراحل تنظیم این صورتجلسه عبارت‌اند از:
مشخصات جلسه:
- تاریخ و زمان برگزاری جلسه
- مکان برگزاری جلسه
- تعداد سهام‌داران حاضر و نمایندگان آنها
دعوت‌نامه:
- اطلاعات مربوط به دعوت‌نامه ارسال شده به سهام‌داران
- تاریخ ارسال دعوت‌نامه
دستور جلسه:
موارد و موضوعات اصلی که در دستور جلسه قرار دارد، مانند بررسی و تصویب صورت‌های مالی، انتخاب اعضای هیئت‌مدیره و بازرسان، و تقسیم سود.
گزارش هیئت‌مدیره:
- گزارش عملکرد شرکت در سال مالی گذشته
- برنامه‌های آینده شرکت
بررسی صورت‌های مالی:
بررسی و تصویب صورت‌های مالی توسط سهام‌داران
انتخابات:
- انتخاب اعضای جدید هیئت‌مدیره
- انتخاب یا تمدید دوره بازرس قانونی شرکت
تصمیم‌گیری‌های مهم:
- تصمیم‌گیری در مورد تقسیم سود
- تصمیمات دیگر مربوط به شرکت
امضاها:
- امضای صورتجلسه توسط رئیس و دبیر جلسه
- امضای اعضای هیئت‌مدیره و بازرس قانونی (در صورت نیاز)
پیوست‌ها:
هرگونه مستندات و پیوست‌های مرتبط با موضوعات مطرح شده در جلسه
توجه به این نکته ضروری است که صورتجلسه باید با قوانین و مقررات مربوط به شرکت‌ها و مجامع عمومی مطابقت داشته باشد و پس از تنظیم، نسخه‌ای از آن به مرجع ثبت شرکت‌ها ارسال شود.
نحوه تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه
مجمع عمومی عادی سالیانه یا عادی به طور فوق‌العاده:
۱- عنوان صورتجلسه «صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه به طور فوق‌العاده»
۲- اسم کامل شرکت و نوع حقوقی شرکت و شماره ثبت
۳-سرمایه ثبت شده شرکت
۴- مکان و تاریخ و ساعت برگزاری مجمع و ذکر تعداد اعضاء شرکت‌کننده در مجمع و در صورت نشر آگهی دعوت، اشاره به روزنامه ناشر و تاریخ و مفاد آگهی
۵- مشخص‌کردن اعضاء هیئت‌رئیسه (در خصوص شرکت‌های سهامی)
۶- نگارش تصمیمات اتخاذ شده در خصوص تعیین:
الف اعضاء هیئت‌مدیره با ذکر نام و نام خانوادگی آنان و اصلی یا علی‌البدل بودن آنها
ب) بازرسان آن شرکت با ذکر مشخصات کامل سجلی آنها و اصلی یا علی‌البدل بودن هر یک از آنان همچنین قید نشانی کامل محل سکونت ایشان
ج) انتخاب روزنامه کثیرالانتشار
د) تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان با ذکر سال مالی مربوط
سپس با مشخص‌کردن وکیل شرکت مشخصات ایشان را برای امضاء ذیل دفاتر به ثبت شرکت‌ها اعلام می‌کنند. صورتجلسه را امضاء و به ضمیمه مدارک لازم و با درخواست کتبی دارندگان امضاء مجاز مراتب انجام تغییرات به ثبت شرکت‌ها اعلام می‌شود.
تنظیم صورتجلسه با استفاده از امضای دیجیتال
استفاده از امضای دیجیتال برای تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه دارای مزایای زیادی است که شامل افزایش سرعت و دقت در مستندسازی، کاهش هزینه‌ها، و افزایش امنیت می‌شود. برای استفاده از امضای دیجیتال در تنظیم صورتجلسه، کاربران می‌توانند مراحل زیر را دنبال کنند:
انتخاب نرم‌افزار مناسب:
انتخاب نرم‌افزار یا پلتفرم مناسب برای امضای دیجیتال که مطابق با استانداردها و قوانین کشور باشد. برخی از نرم‌افزارهای معروف جهان شامل DocuSign ،Adobe Sign و SignNow هستند. در ایران نیز اپلیکیشن امضای دیجیتال امضامی و پنل کسب و کار امضامی راهکاری امضای دیجیتال را در اختیار عموم قرار می‌دهند.
ایجاد سند دیجیتال:
تهیه صورتجلسه به صورت یک فایل دیجیتال (مثلاً در قالب PDF) که تمامی موارد مربوط به جلسه در آن قید شده باشد.
افزودن امضای دیجیتال:
با استفاده از نرم‌افزار انتخاب شده، امضای دیجیتال اعضای هیئت‌مدیره، سهام‌داران و دیگر افراد مرتبط را به سند اضافه کنید. این نرم‌افزارها معمولاً دارای رابط کاربری ساده‌ای هستند که امکان اضافه‌کردن امضاها را به‌راحتی فراهم می‌کنند. امضامی با کاربری آسان و سریع و امکان مشاهده و بررسی فایل PDF امضا شده، امکان امضای دیجیتال اسناد و قراردادها را فراهم می‌کند. پس از دریافت گواهی امضا، بر روی نسخه اندروید اپلیکیشن و با انجام تنظیمات لازم، پس از ورود به سامانه ثبت من فرایند امضا در آن محیط تکمیل می‌شود.
احراز هویت:
نرم‌افزارهای امضای دیجیتال معمولاً فرایند احراز هویت امضاکنندگان را نیز شامل می‌شوند. این کار می‌تواند از طریق ارسال کد تأیید به تلفن همراه، ایمیل یا استفاده از شناسه‌های دیجیتال انجام شود. فرایند احراز هویت امضامی در مدت‌زمان بسیار کوتاهی با دقت زیادی انجام شده تا کاربران بتوانند به‌آسانی گواهی امضا دریافت کنند.
ذخیره و ارسال سند:
پس از امضای سند توسط همه افراد موردنیاز، می‌توانید نسخه نهایی را ذخیره کنید و برای مراجع ذی‌ربط (مانند اداره ثبت شرکت‌ها) ارسال کنید. امضامی امکان بررسی و ذخیره فایل‌های امضا شده را نیز برای کاربران فراهم می‌کند.
بایگانی:
نسخه‌ای از سند امضا شده را در سیستم بایگانی الکترونیکی ذخیره کنید تا در صورت نیاز به‌راحتی قابل دسترسی باشد.
مزایای استفاده از امضای دیجیتال امضامی
امنیت بالا:
امضاهای دیجیتال به دلیل استفاده از رمزنگاری، امنیت بیشتری نسبت به امضاهای دستی دارند و تغییرات در سند بعد از امضا به‌راحتی قابل تشخیص است. امضامی با ایجاد امنیت بالا، امکان تغییر و خدشه در امضای انجام شده را ناممکن می‌کند.
صرفه‌جویی در زمان و هزینه:
کاهش نیاز به چاپ و ارسال اسناد کاغذی و همچنین کاهش زمان مورد نیاز برای جمع‌آوری امضاها. امضامی با دیجیتال کردن تمامی فرایندهای احراز هویت و امضا، نیاز به امضای خیس و کاغذی را از بین برده است.
قابلیت پیگیری:
امکان پیگیری امضاها و اطمینان از اینکه همه افراد موردنظر سند را امضا کرده‌اند.
دسترسی آسان:
امکان دسترسی به اسناد امضا شده از هر مکان و در هر زمان.
شایان ذکر است که افراد باید اطمینان حاصل کنند که نرم‌افزار امضای دیجیتالی که استفاده می‌کنند مطابق با قوانین و مقررات کشور باشد. گواهی امضای دیجیتال امضامی مطابق با استاندارد مرکز ریشه کشور است.
فرایند احراز هویت امضاکنندگان به‌درستی انجام شود تا از صحت امضاها اطمینان حاصل شود. احراز هویت امضامی نیز مطابق با اطلاعات ثبت‌احوال فرد و بررسی توسط هوش مصنوعی انجام می‌شود.
همچنین نسخه پشتیبان از اسناد امضا شده تهیه شود تا در صورت نیاز به‌راحتی بازیابی شوند. پشتیبانی امضامی نیز به صورت ۲۴ ساعته در ۷ روز هفته انجام می‌شود.
منبع
امضامی