پایگاه خبری راه پرداخت دارای مجوز به شماره ۷۴۵۷۲ از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و بخشی از «شبکه عصر تراکنش» است. راه پرداخت فعالیت خود را از دوم اردیبهشتماه ۱۳۹۰ شروع کرده و اکنون پرمخاطبترین رسانه ایران در زمینه فناوریهای مالی، بانکداری و پرداخت و استارتآپهای فینتک است.
چرا عملیات فروش برای موفقیت تیم فروش مهم است؟
بهنام بهزادیفر، مشاور در حوزه استراتژیهای مدیریت ارتباط با مشتریان / در این یادداشت، با هم مرور میکنیم که عملیات فروش چیست، چرا برای موفقیت فروش بسیار مهم است و چگونه میتوان تیم عملیات فروش را در یک سازمان تشکیل داد. همه تیمهای موفق یک چیز مشترک دارند: رهبری فوقالعاده. بیایید یک تیم قایقرانی را مثال بزنیم. رهبر آنها در انتهای قایق مینشیند تا به هدایت مسیر و هدایت ریتم پاروزنها کمک کند. بدون رهبر، حتی تأثیرگذارترین ورزشکاران جهان نیز از فقدان جهتگیری رنج میبرند و نمیتوانند به حداکثر ظرفیت خود دست یابند. واحد عملیات فروش تا حد زیادی نقش یک رهبر را برای تیم فروش را دارد.
عملیات فروش چیست؟
عملیات فروش یا Sales Op، اصطکاک فرایندهای فروش را کاهش میدهد و مانند یک تسهیلکننده، به یک فروشندگان حرفهای این امکان را میدهد تا کارآمدتر و موفقتر فعالیت کنند و سریعتر به اهداف خود دست یابند. واحد/ بخش عملیات فروش معمولاً مجموعه گستردهای از وظایف و مسئولیتها را بر عهده دارد که ممکن است در سازمانها و تیمهای مختلف، متفاوت باشد، اما هدف کلی، ایجاد و حفظ رشد فروش است. عملیات فروش تمامی امور عملیاتی مرتبط با فروش مانند تهیهکننده زیرساختهای نرم و سخت فروش، مدیریت سرمایههای انسانی، مدیریت سرنخها، استراتژی و بهینهسازی فرایندهای فروش، آموزش، مدیریت دادههای فروش و سایر مواردی که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت را تسهیل میکند.
اصول عملیات فروش
تیمهای عملیات فروش اهداف خود را از طریق نقشها و عملکردهای مختلف از جمله استراتژی، تجزیه و تحلیل دادهها، استخدام و آموزش، پیشبینی، طراحی مناطق مختلف فروش و بهینهسازی فرایند فروش به انجام میرسانند. توجه به این نکته ضروری است با اینکه ساختار و عملکرد دقیق این مفهوم، از یک کسبوکار به کسبوکار دیگر متفاوت است، اما به طور کلی اصول عملیات فروش را بر اساس نقطه اثر آن را میتوان در چهار دسته اصلی تعریف میشود:
استراتژی عملیات فروش
تیمهای عملیات فروش برای تعریف یک چشمانداز برای سازمان فروش و توسعه استراتژیهایی برای برآوردهکردن آن چشمانداز فعالیت میکنند. این بخش شامل موارد زیر است:
- استراتژی
- فناوری
- عملیات
- کارایی
استراتژی
یکی از نقشهای اصلی عملیات فروش، تعریف چشماندازی سطح بالا برای سازمان فروش و توسعه استراتژیهایی برای دستیابی به آن اهداف است. برخی از عملکردهای استراتژیک عملیات فروش، ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- بهینهسازی فرایند فروش سازمان
- ارزیابی تکنولوژی و روشهای فروش
- مدل پوشش و برنامهریزی مناطق فروش
- تنظیم برنامهها و اهداف سطح بالا برای تیم فروش
- تجزیه و تحلیل دادهها
- پیشبینی فروش
فناوری
طی چند سال گذشته، رشد چشمگیری در پیدایش ابزارهای قدرتمند و متنوع فروش ایجاد شده و در دسترس اکثر کسبوکارها قرار گرفته است. در حالی که علم دادهها و وجود فناوری، میتوانند میزان و کیفیت فروش را ارتقا دهند، در طرف مقابل، پیچیدگی پلتفرمهای متعدد میتواند نمایندگان فروش را تحت تأثیر قرار دهد و به یک مشکل در سطح فروش تبدیل شود. اینجاست که عملیات فروش وارد میشود. وظیفه آنها مدیریت فناوری فروش است تا نمایندگان فروش بتوانند ضمن استفاده مناسب از ابزار، بر فروش مناسب تمرکز کنند. چند پیشنهاد برای رسیدن به این مهم وجود دارد:
- یکپارچهسازی برنامهها و ابزارها
- سفارشیسازی یک سامانه CRM
- مدیریت ارتباطات
- مدیریت داده و گزارش
- اتوماسیون فرایندها و فعالیتها
- استفاده از هوش مصنوعی
عملیات
عملیات فروش با بهرهبردن از نظام و دستورالعملهای اداری و عملیاتی به افزایش نظم و عملکرد در بخش فروش کمک میکند. با کمک تجزیه و تحلیل دادهها و بهینهسازی فرایندها، تیمهای عملیات فروش میتوانند رهبری آموزش، استخدام و مدیریت دانش را بر عهده بگیرند تا اطمینان حاصل کنند که نمایندگان فروش آنها اطلاعات و مهارتهای لازم برای موفقیت در سطح فروش را دارند. برخی از این وظایف و مسئولیتهای عملیاتی عبارتاند از:
- مدیریت دانشمحور
- آموزش محصول
- آموزش فروش
- استخدام و جذب استعدادهای برتر
- پشتیبانی هوشمند بازار
- قراردادها و SLAها
- مدیریت شعب
- تأمین و تجهیز
بهرهوری
در نهایت، عملیات فروش به دنبال بهبود عملکرد و بهرهوری با حذف موانع و هموارسازی فرایندها برای نمایندگان فروش است. عملیات فروش ممکن است روی اولویتهای عملکردی زیر تمرکز کند:
- پیادهسازی روشها و بهین روشهای فروش
- شناسایی شاخصهای کلیدی عملکرد و معیارهای فروش
- طرحهای جبرانی و تشویقی
- مدیریت سرنخهای بازاریابی و فروش
تفاوت میان عملیات فروش و فعالسازی فروش چیست؟
عملیات فروش (Sales Operation) و فعالسازی فروش (Sales Enablement) بسیار شبیه به نظر میرسند، و در ظاهر، هر دو برای بهبود بهرهوری و درآمد کار میکنند. این سؤال پیش میآید: «آیا به هر دو نیاز دارید؟» و پاسخ به این سؤال، مثبت است.
عملیات فروش اطلاعات و دادههای به دست آمده از کل واحد فروش را تجزیه و تحلیل میکند، استراتژیها را تدوین میکند و تصمیم میگیرد، در حالی که فعالسازی فروش، در بخشی از فرایند عملیات فروش، به تحقق تصمیمهای اتخاذشده کمک میکند. بهعنوان مثال، عملیات فروش ممکن است دریابد که فروشندگان از تمام اطلاعات یا دادههایی که جمعآوری کردهاند یا در بانک اطلاعاتیشان وجود دارد استفاده نمیکنند و این موضوع سبب افت نرخ تبدیل خواهد شد. در این زمان، فعالسازی فروش میتواند یک برنامه آموزشی فروش ایجاد کند تا به نمایندگان فروش کمک کند از اطلاعاتی که در دست دارند حداکثر استفاده را ببرند. توانمندسازی فروش یک فرایند استراتژیک است که برای متخصصان فروش، ابزار، تکنولوژی، آموزش و سایر منابع را فراهم میکند تا عملکرد آنها را در تعامل با مشتری بهبود بخشد و برای همه ذینفعان در فرایند فروش ارزش ایجاد کند.
فعالسازی فروش معمولاً بیشتر در مراحل اولیه سفر خریدار، دخیل است. در مقابل، عملیات فروش در کنار استراتژی و در طول مسیر فروش، کارکرد مؤثر دارد. برای اطمینان از اینکه عملیات فروش و تیمهای توانمندسازی با یکدیگر رقابت نمیکنند، خوب است که یک مرز واضح بین این دو ترسیم کنید. برای انجام این کار، هر بخش باید اهداف جداگانه، قابل تحویل و معیارهای اندازهگیری خود داشته باشد. در انتها خواهید دید که این دو تیم مکمل هم هستند.
نقشها، مسئولیتها و وظایف یک نماینده عملیات فروش
بزرگترین و مهمترین هدف واحد عملیات فروش، افزایش بهرهوری، کارایی و تأثیر کلی تیم فروش بر عملکرد کسبوکار است. چندین مزیت در ایجاد تیم عملیات فروش وجود دارد:
- استراتژی دادهمحور و تصمیمگیری
- فرایندهای فروش ساده
- بهبود شیوههای استخدام و استخدام
- کارآمدتر شدن برنامههای آموزش کارکنان و کارمندان
- بهرهوری و فروش بالاتر از مدلهای استراتژیک فروش و برنامهریزی
- مدیریت عملیات روانتر که به نمایندگان فروش اجازه میدهد بر فروش تمرکز کنند
- فروش بیشتر
واحد عملیات فروش باید مجموعه قابل توجهی از نقشها، مسئولیتها و عملکردها را برای رسیدن به این اهداف در کنار یکدیگر ایجاد و آن را مدیریت کند.
- ایجاد همافزایی
عملیات فروش بهعنوان حامی اصلی و مدافع حقوق تیم فروش عمل میکند. آنها نقش مهمی در برنامهریزی فعالیتهای فروش و عملیات ایفا میکنند تا اطمینان حاصل شود که اهداف تجاری کاملاً همسو هستند. این مهم با تهیه و تجهیز تیمهای فروش اعم از در نظر گرفتن فسیلیتی یا مقر مناسب، شعب، تجهیز آنها، استخدام نیرو، بازرسی شعب و نمایندگان و… صورت میپذیرد.
- مدیریت دادهها
عملیات فروش، دادههای فروش را اندازهگیری و ارزیابی میکند تا به این نتیجه برسد که یک محصول، فرایند فروش یا کمپین چقدر مؤثر بوده است. این نقش، تیمهای عملیات فروش را قادر میسازد تا بفهمند چه استراتژیها یا تکنیکهایی مؤثر بوده و کدام موارد به درستی کار نکردهاند. در نتیجه، تصمیمات آگاهانهای در مورد اینکه کدام جهت را دنبال کنند، اتخاذ خواهند کرد.
- پیشبینی
با بررسی دادههای گذشته و روندهای فروش پیشین، عملیات فروش قادر خواهد بود میزان رشد یا کاهش فروش را در آینده پیشبینی کند تا نیازها، استراتژیها و اهداف کمپینهای پیش رو را نیز معین کند. این امر بسیار مهم است زیرا پیشبینیها به تیمهای فروش این فرصت را میدهد که در عین یافتن راهحل، مشکلات و موانع را نیز مشخص کنند. در حال حاضر به کمک هوش مصنوعی و تحلیلهای مبتنی بر آن، در لایه Predictive میتوان تحلیلهای دقیق پیشبینیکنندهای از نرخ ریزش، امکان خرید، امکان خرید مجدد و… به دست آورد.
- پشتیبانی تیم فروش
عملیات فروش برای کمک به نمایندگان فروش در کارآمدتر شدن تلاش میکند. این کار با فراهمآوردن امکانات، مدیریت بودجه و منابع انسانی، برنامهریزی، ایجاد یا ارسال سرنخ، مدیریت تراکنشهای فروش، مدیریت قراردادها، ارائه آموزش برای بهبود مهارتهای مرتبط با مدیریت زمان و اصول مذاکره، و همچنین فراهمآوردن اتودهای اخلاقی انجام میشود و از این طریق به پشتیبانی تیم فروش میپردازد.
- مدیریت حقوق و دستمزد
عملیات فروش دستمزد و پاداش نمایندههای فروش را مدیریت میکند.
- تولید سرنخ
عملیات فروش، وظایف اجرایی مانند تولید سرنخ و رزرو قرار ملاقات و تأمین زیرساختهای لازم برای موفقیت در آن را مدیریت میکنند تا فروشندگان بتوانند فرصتهای بیشتری برای فروش ایجاد کنند.
- تاکتیکهای فروش
عملیات فروش اغلب از یافتههای به دست آمده از تجزیه و تحلیل دادهها و پیشبینی خود برای ایجاد یک استراتژی فروش تاکتیکی و تعیین اهداف آنها استفاده میکند. این تیم همچنین مسئول ایجاد و حفظ ساختار فروش است که نرخ تبدیل را بهبود میبخشد، چرخه فروش را کوتاه میکند و سودآوری را به حداکثر میرساند.
- ارتباطات
تیم عملیات فروش مسئول پاسخگو نگهداشتن تیم فروش با درخواست منظم گزارش فروش و نتایج کمپینها و اطلاعرسانی اخبار و معرفی برترینهای تیم است. همچنین استراتژیها، رویکردها و تغییرات سازمان را به اعضای تیم فروش ابلاغ میکند.
- پیادهسازی فناوری
تیم عملیات فروش بر مدیریت و استفاده از ابزارها و پلتفرمهای فنی لازم، اغلب با مشورت نزدیک با بخش فناوری اطلاعات نظارت میکند. همچنین تلاش میکند تا با همکاری با بخش CRM یا ERP به اتوماسیون فرایندها سرعت بخشد و سبب کاهش زمان و هزینهها در تیم فروش شود.
- راهنمای فروش
عملیات فروش مسئول ارائه بریف یا راهنمای فروش (یک تفهیمنامه است که راجع به فعالیتهایی که قرار است انجام شود و برای تسهیل روند کاری کسانی که در آن درگیر هستند ایجاد میشود. در واقع راهنما یا استدلالی است که برای ارائه نکات کلیدی به ذینفعان از آن استفاده میکنند.) به هر فروشنده است. از آنجا که بریف، یک سند مفید و مختصر است که جزئیات مربوط به بازاریابی، تبلیغات، یا مأموریت کمپین یا محصول، اهداف، چالشها، جمعیتشناسی، پیامها و سایر جزئیات کلیدی را ارائه میدهد، ارائه آن از وظایف کلیدی تیم عملیات فروش است.
- آموزش
برای ایجاد موفقترین تیم ممکن، عملیات فروش میبایست برنامه منظمی جهت آموزش نمایندگان فروش جدید و فعلی ایجاد و آن را به صورت منظم، رصد کند.
تمامی نقشها، مسئولیتها و کارکردها برای عملکرد مؤثر تیم فروش بسیار مهم هستند، اما بدون وجود ساختار صحیح کارکنان، رسیدن به این اهداف امکانپذیر نخواهد بود.
ساختار یک تیم عملیات فروش
با وجود مجموعه گستردهای از نقشهای پیچیده و چالشبرانگیز، یافتن افراد مناسب برای تیم فروش میتواند مهمترین تفاوت میان یک واحد عملیات موفقیت و یک واحد عملیات نهچندان موفق را بیان کند. فرض کنید که شما به دنبال راهاندازی و مدیریت یک سامانه CRM برای شرکت هستید. برای این کار باید به دنبال شخصی باشید که خصوصیات زیر را داشته باشد:
- تخصص فنی
- مهارتهای عملیاتی قوی
- اشتیاق به کنترل کیفیت و بهرهوری
- عشق به کار در یک محیط ساختاریافته
- از سوی دیگر، باید بگوییم که شما در تلاش برای بهینهسازی هر مرحله از قیف فروش خود هستید. برای رفع این مشکل، ممکن است به دنبال فردی باشید که در تشخیص الگوهای موجود در دادهها و ابداع راهحلهای غیرمتعارف و ایدهپردازی، مهارت فوقالعادهای داشته باشد.
اگر میخواهید یک بخش عملیات فروش قوی ایجاد کنید، باید افرادی را استخدام کنید که تواناییهای زیر را برآورده کنند:
- روحیه پشتیبانی و دانش تاکتیکهای فروش
- قدرت استراتژی و طراحی فکری
- شناخت فرایندها و استانداردها
- موفق در کار تیمی و آموزش
- توانایی در تحلیل داده و ارائه گزارش
- توانایی استفاده از ابزارهای فروش و اتوماسیون
فرایند عملیات فروش
یکی از مهمترین مزایای داشتن یک عملیات فروش منظم و کاربردی، توانایی طراحی، پیادهسازی و اجرای فرایند فروش است که در واقع منعکسکننده فعالیتهای روزانه تیم فروش است. احصای فرایندهای عملیات فروش به عنوان یک الگو و یک نقطه مرجع برای تیم فروش عمل میکند تا در صورت بروز عوارض یا زمانی که یک چالش جدید به طور ناگهانی آشکار میشود، به آن مراجعه کنند. مهم است به یاد داشته باشید دایره پوشش فرایندهای عملیات فروش در مراحل اولیه فرایند فروش ممکن است بسته به ساختار کسب و کار متفاوت باشد. بهعنوان مثال، عملیات فروش ممکن است به موارد بپردازد:
- امور اداری
- تأمین و تجهیز
- امور فنی
- توسعه استراتژیک
- استقرار و بهینهسازی CRM
- گزارش
- پیادهسازی اتوماسیون در فعالیتهای فروش/ غیر فروش
- مدیریت پایگاه دانش و داراییها
- مالکیت استعدادها و جبران خدمات
اکثر تیمهای عملیات فروش مستقر در سازمانهای بالغ، اغلب مالکیت کامل کلیه امور مدیریت و عملکردهای مرتبط با فروش را در اختیار میگیرند.
مشاغل عام در عملیات فروش
- نماینده عملیات فروش
نماینده عملیات فروش یک موقعیت ابتدایی است. نامزد ایدهآل باید حداقل یک تا دو سال تجربه، توجه فوقالعاده به جزئیات، توانایی فنی، مهارتهای ارتباطی قوی و آشنایی با برخی از جنبههای بازاریابی داشته باشد.
- تحلیلگر عملیات فروش
این موقعیت شغلی به تجربه و تخصص بیشتری نیاز دارد، معمولاً حداقل سه سال در موقعیت عملیات فروش. کاندیدای ایدهآل باید درک کاملی از عملکردهای متعدد مانند محصول، بازاریابی و مدیریت دادهها و همچنین مهارتهای حل مسئله قوی و توانایی مدیریت مجموعه بزرگدادهها را داشته باشد.
- تحلیلگر ارشد عملیات فروش
موقعیت تحلیلگر ارشد عملیات فروش معمولاً به حدود چهار سال یا بیشتر تجربه در زیرساخت عملیات فروش و مباحث مربوط به آن نیاز دارد. کاندیدای ایدهآل باید با CRMها، پلتفرمهای هوش تجاری و مدلسازی دادهها آشنا باشد. علاوه بر این، آنها باید مهارتهای بینفردی عالی و توانایی رهبری و همکاری با مدیران فروش را دارا باشند.
- مدیر عملیات فروش
شخصی در سمت مدیر عملیات فروش معمولاً مسئول نظارت بر تیمی از متخصصان عملیات فروش است. به همین دلیل، تجربه رهبری و دانش عملیات فروش برای این نقش حیاتی است. کاندیدای ایدهآل برای این شغل باید حداقل هشت سال تجربه داشته باشد، روشهای فروش، رفتار مصرفکننده و دانش دقیق از فرایندهای فروش را درک کند.
- مدیر ارشد عملیات فروش
ارشدترین فرد در تیم عملیات فروش، مدیران عملیات فروش را مدیریت و با آنها همکاری میکند. اکثر مدیران عملیات فروش حداقل 10 سال تجربه در عملیات فروش، توانمندسازی و سایر موقعیتهای ارشد را دارند. کاندیدای ایدهآل باید به CRMها و ابزارهای اتوماسیون فروش مسلط و توانایی توسعه مدلهای دادههای مالی و عملیاتی پیچیده را داشته باشد.
متریکهای سنجش در عملیات فروش
معیارهای سنجش بسته به نحوه عملکرد یک سازمان متفاوت است. این معیارها میبایست بینشی در مورد وضعیت نرخ تبدیل و چگونگی بهبود کل فرایند فروش ارائه دهد. مثالهای زیر فقط مجموعهای کوچک از معیارهایی هستند که معمولاً برای ارزیابی عملکرد و بهبود در بلندمدت استفاده میشوند:
Average Conversion Rate
نسبت معاملات بسته به تعداد کل معاملات برنده و بازنده.
Average Sale Cycle Length
میانگین مدت زمانی که طول میکشد تا یک فروش بسته شود.
Average Deal Outcome
میانگین ارزش معاملاتی که تیم فروش در هر زمان از فرایند مدیریت میکند.
Time Selling
زمان واقعی که نمایندگان فروش برای فروش صرف میکنند در مقایسه با وظایفی مانند جلسات داخلی، آموزش، یا کارهای اضافی مدیریت میکند.
Average Lead Response
زمانی که به طور متوسط طول میکشد تا یک لید به فروش پاسخ مثبت دهد.
Pipeline Value
ارزش تخمینی پایپلاین فروش در هر زمان در فرایند فروش؛ این مقدار هنگام ارزیابی پیشبینیها استفاده میشود.
Pipeline Efficiency
میزان کارآمدی تیم فروش در مدیریت پایپلاین فروش را اندازهگیری میکند.
Forecast Precision
این شاخص، میزان خطا در پیشبینیهای قبلی را در مقابل نتایج عملکرد واقعی محاسبه میکند.
بهین روشهای عملیات فروش
همانطور که تیم عملیات فروش خود را توسعه میدهید و تقویت میکنید، باید کدی از بهین روشها ایجاد کنید تا از ایجاد ارزش در بلندمدت اطمینان حاصل کنید. این کدها یا مستندات میتوانند از دستورالعملهای انضباطی، اتودهای رفتاری و… باشند تا مستندات سطح بالاتری مانند بیانیه مأموریت و چشمانداز.
- بیانیه مأموریت خود را تعریف کنید
بیانیه مأموریتی ایجاد کنید که اهداف شما را برجسته کند و آن را در سراسر شرکت به اشتراک بگذارید. اگر مطمئن نیستید یا به دنبال الگو هستید، میتوانید برخی از بیانیههای مأموریت برندهای معروف را بررسی کنید. برای مثال بیانیه مأموریت نایکی این است:
هر کاری ممکن است برای گسترش توان انسانی انجام دهید.
- همکاری با سایر تیمها
ملاقات با تیمهای فروش، بازاریابی و سرویس و حتی محصول به صورت نسبتاً منظم ضروری است. جلسات هفتگی بین رؤسای تیمهای بازاریابی، عملیات فروش، توانمندسازی فروش و مالی ترتیب دهید تا مطمئن شوید که همه برای رسیدن به اهداف و منافع، رسیدگی به مسائل مهم و اجتناب از تکرار امور در یک راستا هستند و در یکجهت حرکت میکنند.
- انتخاب یک رهبر قوی برای تیم
انتخاب فردی مناسب که جهت رهبری عملیات فروش فعالیت خواهد کرد، بسیار مهم است. این شخص به مدیرعامل، مدیر اجرایی یا مدیر فروش گزارش میدهد، بنابراین برای اطمینان از ارتباط مؤثر، ضروری است که خط ارتباطی بالادست، شفاف و بدون مانع باشد.
عملیات فروش با استفاده از دادهها و بینشها، فناوری، استراتژی، عملکرد و توسعه پایدار، شرایط فروش ایدهآلی را ایجاد میکند.
سایر موارد قابل اشاره شامل:
- اهداف و مقاصد واضحی را برای عملیات فروش خود تعریف کنید.
- روی موضوع کاهش سربار کار کنید.
- اطمینان حاصل کنید که سیستمی پاسخگو وجود دارد.
- در بررسی عملکرد منظم تیم فروش کمک کنید.
- مشوقهای نیروی فروش را تعیین کنید. تحلیلها نشان میدهند که انگیزه نهتنها برای افراد برتر مهم است، بلکه هنگامی که مشوقهای شخصی برای همه افراد ایجاد میکنید، میانگین فروش را در کل افزایش میدهید:
- روندهای منفی را قبل از اینکه منجر به زیان شود، شناسایی کنید.
- مسئولیت مناطق فروش را بر عهده بگیرید.
- روی ابزار مناسب سرمایهگذاری کنید.
- فناوری فروش خود را با CRM خود یکپارچهسازی کنید.
- متریکهای مناسبی را تعیین کنید و بسنجید.