حمیدرضا مودت، مدیر پلتفرم نیرا / بسیاری از سازمان‌های ایرانی ظاهر دیجیتالی پیدا کرده‌اند. سیستم مالی دارند، فروش را در CRM ثبت می‌کنند و مدیران هر روز داشبوردهای مختلف را می‌بینند. اما کافی است پای یک قرارداد جدی به میان بیاید؛ ناگهان فایل‌های Word، ایمیل‌های پراکنده، نسخه‌های چاپی و پیگیری‌های تلفنی دوباره به مرکز عملیات بازمی‌گردند.
قرارداد نقطه‌ای است که تصمیم تجاری به تعهد واقعی تبدیل می‌شود. فروش، خرید، استخدام، مشارکت یا برون‌سپاری نیز زمانی برای سازمان معنا پیدا می‌کنند که مسئولیت‌ها، مبالغ، زمان‌بندی و ریسک‌ها مشخص شده باشند، با این حال، قراردادها در بسیاری از شرکت‌ها هنوز مانند یک فایل نهایی مدیریت می‌شوند؛ فایلی که پس از امضا در پوشه‌ای ذخیره می‌شود و معمولاً تا زمان تمدید، اختلاف یا مطالبه یکی از طرفین کسی سراغ آن نمی‌رود.
پژوهش مشترک Deloitte و DocuSign نشان داده ناکارآمدی در فرایند تهیه، امضا و مدیریت توافق‌ها می‌تواند سالانه حدود ۲.۷ تریلیون دلار فرصت اقتصادی را در جهان از بین ببرد. در همان مطالعه، ۴۸ درصد کسبوکارها گفته‌اند تأخیرهای قراردادی به رابطه آن‌ها با مشتری آسیب زده و ۶۶ درصد نیز فرایندهای ناکارآمد توافق را یکی از عوامل نارضایتی مشتری دانسته‌اند.
World Commerce & Contracting برآورد کرده سازمان‌ها به‌طور متوسط حدود ۱۱ درصد از ارزش قراردادهای خود را پس از امضا از دست می‌دهند. علت همیشه ضعیف در مذاکره نیست. گاهی قرارداد مناسبی منعقد شده، اما تعهدات آن به عملیات منتقل نشده، شاخص‌های عملکرد پیگیری نشده یا مسئول اجرای هر بخش مشخص نبوده است.
فرض کنیم شرکتی سالانه هزار میلیارد تومان قرارداد خرید و تأمین منعقد می‌کند. حتی اگر اتلاف ارزش آن نصف میانگین جهانی، یعنی حدود ۵ درصد باشد، با ۵۰ میلیارد تومان فاصله میان ارزش مورد انتظار و ارزش محقق‌شده روبه‌رو هستیم.
تبدیل Word به PDF، اسکن امضا یا ارسال سند از طریق ایمیل به‌تنهایی قرارداد دیجیتال نیست. قرارداد زمانی واقعاً دیجیتال است که مسیر ایجاد، مذاکره، تأیید، امضا، اجرا، تمدید و خاتمه آن قابل‌ردیابی باشد.
سازمان باید بتواند به چند سؤال ساده پاسخ دهد: چند قرارداد در انتظار تأیید هستند؟ هر قرارداد چند روز در هر مرحله متوقف مانده؟ آخرین نسخه معتبر کدام است؟ چه تعهداتی در ماه آینده سررسید می‌شوند؟ در بسیاری از شرکت‌ها پاسخ این پرسش‌ها در هیچ داشبوردی وجود ندارد. باید از افراد مختلف سؤال کرد، ایمیل‌ها را جست‌وجو کرد یا چند فایل را کنار هم گذاشت.
بی‌نظمی دیجیتال همچنان بی‌نظمی است.
قرارداد نیز نباید موضوع اختصاصی واحد حقوقی تلقی شود. نیاز ممکن است در فروش شکل بگیرد، بودجه در مالی بررسی شود، ریسک توسط حقوقی ارزیابی شود و تعهدات را عملیات اجرا کند. مدیریت قرارداد یک فرایند میان‌وظیفه‌ای است. ارزش قرارداد دیجیتال در حذف نقش انسان نیست. مذاکره، قضاوت حقوقی و پذیرش ریسک همچنان به تجربه مدیران و کارشناسان وابسته‌اند. سیستم باید کارهای بدون ارزش را کاهش دهد و مدیر باید درباره پذیرش ریسک تصمیم بگیرد، نه اینکه آخرین نسخه فایل را پیدا کند.
برای شروع نیز لازم نیست همه قراردادهای سازمان یک‌باره وارد سیستم شوند. بهتر است یک نوع قرارداد پرتکرار، مانند قراردادهای استخدامی، تأمین‌کنندگان یا فروش استاندارد انتخاب شود و وضعیت موجود اندازه‌گیری شود: متوسط زمان انعقاد، تعداد رفت‌وبرگشت‌ها، تعداد افراد درگیر و مواردی که موعد آن‌ها از دست رفته است.
فرض کنیم سازمانی ماهانه ۱۰۰ قرارداد دارد و برای هر قرارداد فقط دو ساعت صرف پیگیری، ارسال نسخه، یادآوری و بایگانی می‌شود. این یعنی ۲۰۰ ساعت کار در ماه؛ بیش از ظرفیت ماهانه یک نیروی تمام‌وقت، فقط برای جابه‌جایی اطلاعات. این محاسبه هنوز هزینه تأخیر، خطای نسخه یا فراموشی تعهدات را شامل نمی‌شود.
اقتصادی که معامله را آنلاین آغاز می‌کند اما تعهد را با گردش فایل و امضای دستی نهایی می‌کند، هنوز در میانه مسیر قرار دارد.
قرارداد دیجیتال قرار نیست همه مشکلات سازمان را حل کند. قرارداد بد، با دیجیتالی‌شدن به قرارداد خوب تبدیل نمی‌شود. اما یک فرایند شفاف می‌تواند نشان دهد چه تصمیمی گرفته شده، چه کسی آن را تأیید کرده و اکنون چه تعهدی باید اجرا شود، بحث اصلی حذف کاغذ نیست پرسش این است که چرا سازمان‌ها فروش، هزینه و نیروی انسانی خود را با داده مدیریت می‌کنند، اما مهم‌ترین تعهداتشان را همچنان به حافظه افراد، ایمیل‌ها و فایل‌های پراکنده می‌سپارند.
تا زمانی که پاسخی عملی برای این پرسش پیدا نشود، تحول دیجیتال در بسیاری از سازمان‌های ایرانی درست از جایی متوقف می‌شود که قرارداد آغاز می‌شود.
