آیا باید روی فهرست بهبود مستمر بیشتر سرمایه‌گذاری کنید؟ 

سحر مخبر، مدیر پیاده‌سازی و استقرار راهکارهای مدیریتی در گروه فناوری پرند / بهبود مستمر خدمات (CSI Register) در ITIL3 و ایده پشت آن بسیار ساده بود، تمام فرصت‌های موجود برای بهبود شرایط را ثبت کنید و سپس آن‌ها را جهت اقدام اولویت‌بندی کنید. فهرست بهبود مستمر می‌تواند ابزار ارزشمندی باشد. با این حال، به آن به عنوان یک قابلیت مشابه یک پروژه نگاه می‌شود، بدین‌صورت که یک لیست واحد ایجاد می‌شود و پس‌ازآنکه ورودی‌های آن مورد استفاده قرار گرفت، از رده خارج می‌شود. در واقع فرآیند بهبود CSI در ITIL3/2011 این مسئله را تقویت کرده است. در آن نسخه، فرآیند CSI ایده‌هایی تولید می‌کرد که لیست CSI را پر می‌کردند، سپس ایده‌ها تحلیل و اولویت‌بندی می‌شد، اقدام لازم صورت می‌گرفت و بدین‌صورت همه چیز بهبود می‌یافت.

---

بهبود مستمر شبیه به یک پروژه نیست

---

در اینجا کلمه «مستمر» حائز اهمیت است. این کلمه بدان معناست که بهبود هیچگاه پایان نمی‌پذیرد. مهم نیست قبلاً چه دستاوردی داشته‌ایم، همچنان یک هدف و آن هم نیاز به بهبود بیشتر وجود دارد.

امکان دارد وقتی که یک لیست بهبود مستمر تهیه کرده‌اید، احساس کرده باشید در حال انجام یک پروژه هستید. با این حال، باید بدانید که تهیه فهرست به معنای پر کردن یک‌باره یک لیست و رسیدگی به تک‌تک ورودی‌ها و یا حذف آن‌ها نیست. بلکه، فهرست بهبود مستمر یک موجود زنده است!

• تأمین خوراک!

باید به مرور زمان به این لیست ایده‌های بهبود جدید اضافه شود. بدون آن، فهرست بهبود مستمر شما از لحاظ اندازه و ارزش به مرور زمان تقلیل می‌یابد.

• خانه‌تکانی بهاره!

ایده‌ها پس‌ازآنکه تأیید یا رد شدند از فهرست شما حذف خواهند شد. ولی ضروری‌ است مواردی که در لیست باقی مانده‌اند به صورت دوره‌ای به‌روزرسانی شوند. چرا؟ زیرا چشم‌انداز فنی و تجاری به مرور زمان تغییر می‌کند و این مسئله برای فرصت‌های بهبود و ارزش آن‌ها نیز اتفاق میافتد. محیط تغییر می‌کند بنابراین هر ایده نیز باید به طور مداوم بازبینی و به‌روزرسانی شود.

اکنون به هر یک از این موارد با جزئیات بیشتر می‌پردازیم.

---

تأمین خوراک برای فهرست بهبود مستمر

---

یک بهبود مستمر موثق، باید ایده‌های بهبود را به طور مداوم ثبت کند و مورد توجه قرار دهد. با این حال، بسیار محتمل است که ایده‌های جدید بدون آنکه توجهی به آن‌ها شود، دست‌نخورده باقی بمانند. به چه دلیل؟ به این دلیل که بسیاراتفاق میافتد که کارکنان و یا سایر ذینفعان کسب‌وکار ایده‌های بهبود داشته‌‌اند ولی جایی برای ارسال یا ثبت آن نیافته‌اند.

بنابراین برای آنکه برای فهرست بهبود مستمر خود خوراک تهیه کنید، فرآیندهای بهبود مستمر را توسعه دهید تا ایده‌های بهبود را به طور پیوسته و مداوم ثبت کند. راه‌های بی‌شماری برای رسیدن به این هدف وجود دارد. برای مثال، طرح رسمی پیشنهاد‌های کارکنان، گروه‌های بحث و گفتگو و بازبینی رکورد مشکلات و رخدادها.

---

فهرست خود را پاک‌سازی کنید

---

اطلاعات درون فهرست بهبود مستمر باید بر طبق مجموعه عوامل مختلفی طبقه‌بندی شود. برای مثال:

• هزینه‌ها
• سرعت پیاده‌سازی
• سرعت رسیدن به سود
• مقیاس سوددهی / درجه سود کسب‌وکار
• دشواری، از چند جنبه مختلف مانند بعد فنی، از لحاظ فرآیندی و از لحاظ امکان القاء ایده به کارکنان یا کسب‌وکار
• تأثیرات سیاسی

همه این عوامل طی زمان تغییر می‌کنند. این بدان معناست که هر یک از موارد درج‌شده در فهرست بهبود مستمر باید به طور مکرر بازبینی و ارزیابی دوباره شود.

---

چطور تصمیم می‌گیرید کدام فرصت بهبود را پیگیری کنید و کدام را نادیده بگیرید؟

---

بعد از آنکه فهرست CSI تکمیل شد، تشخیص اینکه می‌خواهید روی کدام‌یک سرمایه‌گذاری کنید کار آسانی است. شما می‌توانید برای آن قوانین رسمی و مشخصی وضع کنید ولی با توجه به آنکه این موارد بسیار روشن و واضح هستند، اکثر اوقات نیاز به تعریف قانون نیست.

• از آن دسته از فرصت‌های بهبود شروع کنید که سود بیشتر، فوریت بالاتر و هزینه کمتری دارند و آن را به کسی بسپارید تا طراحی و پیاده‌سازی نماید.
• فرصت‌هایی که سود زیاد، فوریت بالا و هزینه متوسط یا زیادی دارند نیازمند انگیزه تجاری (Business Case) مناسب هستند تا صرف بودجه را توجیه کنند. باید این موارد را به کسی ارجاع دهید که بتواند اسناد مناسب برای انگیزه تجاری تهیه کند تا بتوانید برای دریافت تأییدیه آن را به مدیریت ارائه دهید.
• فرصت‌هایی با سود کم و هزینه زیاد می‌تواند بدون ملاحظات ثانویه حذف شود.
• سایر فرصت‌های باقی‌مانده را می‌توان برحسب میزان سود، هزینه و فوریت مرتب کرد تا بتوانید ارزشمند‌ترین گزینه را انتخاب کنید.

توصیه می‌کنیم زمان‌بندی منظمی داشته باشید تا ورودی فهرست را بازبینی کنید. در این قسمت شما و همکارانتان طیف وسیعی از ویژگی‌های هر ورودی را لیست می‌کنید. برای مثال:

• آیا اطلاعات پایه هنوز معتبر است؟
• آیا سطح اولویت تغییر کرده است؟
• آیا تغییرات فناوری باعث ایجاد تغییر بنیادی در یک ایده شده است؟
• آیا تغییرات مدیریت ارشد میزان مقبولیت ایده‌ها را تحت ‌تأثیر قرار داده است؟

اگر به طور هوشمندانه وقت خود را روی بازبینی این فهرست بگذارید و ایده‌های ثبت‌شده را دقیق و مرتبط حفظ کنید، بیش از آنچه برای این وظیفه هزینه صرف شده باشد، بازدهی خواهد داشت.

نظر شما چیست؟ چطور اطمینان حاصل می‌کنید که ایده‌های بهبود سازمان شما بروز هستند؟ تجارب و نظرات خود را با ما در پرند به اشتراک بگذارید.